이 가이드라인은 협력사 등록 및 운용과정에 대한 투명성과 공정성을 제고하여 공정한 하도급거래질서 확립에 이바지하고, 당사의 협력사 등록 및 운용에 대한 일반적인 사항을 알리는데 그 목적이 있다.

1) 협력사의 신규등록 관련사항

2) 협력사의 변경사항 수정 등록 관련사항

3) 협력사와의 거래정지 관련사항

1) 가이드라인 상의 "협력사"의 범위

(1) 부품공급협력사 :당사의 제품 생산에 필요한 원,부자재를 공급하는 협력사

(2) 조립공급협력사 :당사에서 공급하는 부품(원,부자재,반제품)을 가공하여 반제품 또는 완제품을 당사로 공급하는 협력사

2) “협력사 등록”이라 함은 당사의 일정한 기준에 의하여 당사 ERP에 등록하여 관리/운영하는 것을 의미한다.

1) 협력사 등록 평가기준 및 절차에 관한 사항을 본 가이드라인 및 당사 내부 규정 '신규 업체 선정에 포함하며 당사에서 운영하는 홈페이지(www.th-net.co.kr)에 본 가이드라인을 상시 공개한다.

2) 협력사 등록 평가기준을 변경할 경우에는 본 가이드라인을 개정하여 당사에서 운영하는 홈페이지(www.th-net.co.kr)에 변경후 7일 이내에 수정 등재한다.

3) 협력사 등록이 결정되면 등록일로부터 15일 이내에 그 결과를 서면(전자문서 포함,이하 같음)으로 개별 통지하며, 미선정업체에 대하여는 그 사유를 명기하여 서면 통지한다.

5.1 등록신청

신규 등록 희망업체는 해당 부서 부서장의 승인을 득한후 다음의 서류를 제출하여야 한다.

1) 업체실태조사서 (해당 부서로부터 양식 수령후 작성)

2) 회사 소개서

3) SQ 인증 현황

4) 재무제표(등록신청일 직전년도의 공인기관의 공인을 필한 것)

단, 신설업체의 경우 해당업체의 투자계획으로 대체할 수 있다.

5.2 업체평가

1) 평가기준

① 당사 '공급자 평가 및 등록 프로세스'에 따라 평가한다.

5.3 평가 결과 종합

1) 평가 결과 분석

평가 팀은 평가 대상 업체의 평가에 대해 업체 평가 CHECK SHEET상의 항목과 기준으로 평가 결과를 집계 및 분석하여 대상 업체에 통보하여야 한다.

2) 평가 결과 보고

평가 팀은 평가 대상 업체의 평가 결과 분석 후 최고 점수 업체를 선정하고 임원에게 결과 보고한다.

5.4 등록 품의 및 승인

신규협력사 선정부서에서는 평가결과를 근거로 업체선정 품의서를 작성하여 대표이사 승인을 득한 후 공지하며, 이를 근거로 ERP에 업체CODE 생성한다.

5.5 등록실시

신규협력사 선정 부서장은 다음 서류로 신규업체와 계약 체결 후 등록업무를 추진한다.

1) 기본거래계약서

2) 품질보증협정서

3) 클레임보상협정서

4) 당사와 신규 등록 협력사는 거래계약서 2부를 작성하여 쌍방 대표이사의 인감 날인후, 1부씩 보관한다.

5.6 거래개시 통보

신규협력사 선정부서팀장은 등록업체의 신규 CODE가 부여되면 15일 이내에 등록업체와의 거래개시 내용을 협력사 및 업무관련팀에 서면으로(전자문서 포함) 통보한다.

1) 당사의 협력사는 상호변경, 대표자변경, 소재지 이전 등 등록내용의 변동사항이 발생시 해당 부서로 통보하여야 한다.

2) 단, 대표자변동시 상속, 단순 대표권위임 등에 따른 대표자변동을 제외한 지분매각으로 인한 대표자변경, 제3자 양도에 따른 대표자 변동시는 당사와의 지속거래 여부 결정을 위해 아래 사항을 포함하여 해당 부서로 변경 등록을 의뢰 하여야 한다.

- 신임 대표자 인적사항 및 소유권 이전사유

- 기업 투자계획

이 경우, 업체 평가는 이전 업체의 점수를 승계하며 기본거래계약서 및 제반서류는 다시 체결 및 제출하여야 한다.

1) 계약의 해제‧해지사유는 당사자간의 합의에 의해 정하고 ‘최고없이 가능한 경우’와 ‘최고가 필요한 경우’를 구분하되 해제·해지 사유가 발생한 경우에는 서면으로 지체 없이 통보한다.

2) 최고없이 가능한 경우는 다음과 같다.

- 상대방이 금융기관으로부터 거래정지처분을 받거나, 감독관청으로부터 영업취소, 영업정지 등의 처분을 받은 경우

- 상대방이 부도, 제3자에 의한 강제집행, 파산, 화의개시 및 회사정리절차의 신청 등 영업상의 중대한 사유가 발생하여 계약내용을 이행할 수 없다고 인정될 경우

- 상대방이 해산, 영업의 양도 또는 타 회사로의 합병을 결의하거나, 재해 기타 사유로 인하여 기본계약 또는 개별계약의 내용을 이행하기 곤란하다고 쌍방이 인정한 경우

3) 최고가 필요한 경우는 다음과 같으며 이 경우에는 상대방에게 1개월 이상의 기간을 정하여 그 이행을 최고하고, 그 기간내에 이행하지 아니한 때에 계약을 해제․해지할 수 있다.

- 상대방이 본 계약 또는 개별계약의 중요한 내용을 위반한 경우, 납품받는 업체가 정당한 사유없이 발주부품의 제작에 필요한 사항의 이행을 지연하여 납품업체의 작업에 지장을 초래한 경우

- 납품업체가 정당한 사유없이 발주부품의 제작을 거부하거나 착수를 지연하여 납기내에납품이 곤란하다고 인정되는 경우

- 납품업체의 기술․생산 및 품질관리능력이 부족하여 계약내용을 원만히 이행할 수 없다고 인정되는 상당한 이유가 있는 경우

이 가이드라인은 당사와 당사의 협력사간의 하도급거래에 대한 공정성 및 적법성 여부 등을 심의 하기 위한 내부 심의위원회의 운용에 대한 일련의 업무절차를 규정함으로써 공정한 하도급거래 질서 확립에 이바지하고 하도급 위반행위를 사전에 예방하는데 그 목적이 있다.

1) 내부심의위원회의 구성에 대한 사항

2) 내부심의위원회의 심의안건에 대한 사항

3) 내부심의위원회의 운용에 대한 사항

1) 내부심의위원회 구성 은 부품협력사 및 조립협력사에 따라 아래와 같이 구성한다.

2) 기술 등 전문적 사항이 심의안건으로 포함될 경우, 관련임원 또는 관련 팀장을 심사위원으로 참여시킬 수 있다.

내부심의위원회의 심의안건은 아래와 같이 한다.

1) 협력사 등록/취소기준 및 절차등의 적절성 여부 심의

① 계약서 개정시 관련규정, 하도급가이드라인 개정시 관련규정 등

2) 협력회사 신규등록건-등록기준 및 절차의 적절성 여부 심의

3) 협력회사 거래 취소건-취소기준 및 절차의 적절성 여부 심의

4) 협력회사 미등록 및 거래 취소업체가 당사의 결정에 이의신청하는 경우 관련사안을 재심의

5) 가격결정(조정)건

① 원자재 가격변동으로 인한 가격조정사항

② 기타 심의가 필요하다고 판단되는 가격결정(조정)사항

6) 기타 내부심의위원회의 심의를 요하는 걸로 판단되는 하도급거래 사안

1) 내부심의위원회는 매월 셋째주 화요일 매월 1회 정기적으로 개최하고(필요시 일자조정 가능), 현안 발생시 위원장의 발의에 의거 수시로 개최할수 있다.

2) 내부심의위원회 개최 및 진행은 간사가 주관 한다.

3) 간사는 심의위원회 개최 7일전까지 각 심의위원에게 심의위원회 개최일시 및 장소를 통보한다.

4) 각 심의위원은 심의위원회 개최 3일전까지 각 심의안건을 간사에 통보한다.

5) 간사는 심의위원회 개최 3일전까지 심의안건을 종합하여 위원장에게 보고 후 각 심의위원에게 통보한다.

6) 내부 심의위원회의 실시

심의위원은 상정된 심의안건에 대해 찬성(적절) 또는 반대(부적절)여부를 심의한다.

내부 심의위원회의 의결은 전원 만장일치를 원칙으로 가결 및 부결을 결정한다.

심의시 반대의견이 발생하면 관련자료 보완후 재심의를 실시한다.

재심의시에도 반대의견이 발생하면 다수결로 가결 및 부결을 결정한다.

7) 간사는 심의결과를 종합하여 내부 보고 후 각 심의 위원에게 통보한다.

8) 각 심의위원은 가결 또는 부결된 사안에 대해서 관련부문에 필요한 조치를 취한다.

1) 내부 심의위원회의 심의결과 및 조치사항 등과 관련된 문서를 심의 종료일로부터 3년이상 보관하여야 한다.

이 가이드라인은 당사(이하 ‘갑’이라 함)와 당사의 협력사(이하 ‘을’이라 함)간 하도급 계약 체결 및 거래시 서면의 발급 및 보존과 관련하여 갑이 준수하거나 노력해야 할 사항을 구체적으로 제시함으로써 선진적인 서면 발급 관행을 촉진하고 공정한 하도급 거래질서를 구축하는데 그 목적이 있다.

1) 실천사항의 구성

① 하도급 거래시 서면발급사항

② 발급한 서면의 보존사항

당사는 하도급거래 계약의 체결 및 이행과정에서 관련 법률에 준하여 다음표1과 같은 서면을 발급하여야 한다.

<표1.발급대상서면>

1) 하도급 계약서

갑은 제조등 을에게 위탁하는 경우 위탁 목적물 등의 내용, 수량, 단가 등 계약의 주요내용을 을과 합의 하여 정한 후 서면으로 하도급 계약서를 발급한다.갑은 당초 계약 내용이 설계변경 등으로 변경될 경우에는 특단의 사정이 없는 한 추가/변경 서면을 작성/발급 한다.

① 서면기재사항

-. 위탁일, 위탁 목적물 등의 내용, 수량 및 단가 목적물 등을 납품/인도 또는 제공하는 시기 및 장소, 목적물 등의 검사 방법 및 시기, 하도급 대금과 지급방법, 지급기일

-. 원사업자가 수급업자에게 목적물 등의 제조 등에 소요되는 원재료 등을 제공하는 경우 그 원재료 등의 품명, 수량, 제공일, 대가의 지급 방법과 지급기일

-. 목적물 등의 제조 등을 위탁한 이후 원재료 등의 가격변동 등에 따른 하도급 대금조정의 요건, 방법 및 절차 등

② 서면발급시점

-. 갑과 을은 계약의 주요 내용을 합의하여 정한 후 지체없이 서면 계약서를 발급한다.

-. 갑에게 지체없이 서면계약서를 교부하기 어려운 사정이 있다 하더라도 특별한 사유가 없는 한 최소 을이 물품납품 등을 위한 작업을 시작하기 전까지 서면으로 계약서를 발급한다.

③ 서면발급방법

-. 갑은 회사 또는 대표자가 서명 또는 기명날인한 계약서를 발급한다.

-. 계약서에 하도급거래 당사자의 서명 또는 기명날인이 없는 경우에는 서면 미발급에 해당한다.

-. 납품이 빈번한 경우 기본계약서를 먼저 체결하고 각각의 납품에 대해서 갑이 교부한 발주서(전산발주서 포함)를 개별계약서로 갈음한다.

④ 예외

-. 갑이 위탁시점에 확정하기 곤란한 사항에 대해서는 정당한 사유가 있는 경우에 한해 해당 사항을 적지 아니한 서면을 발급 할 수 있다.

-. 다만, 이경우에도 해당사항이 정해지지 아니한 이유와 그 사항을 정하게 되는 예정기일을 명시하고, 해당사항이 확정되는 때에는 지체 없이 그 사항을 기재한 서면을 발급하여야 한다.

2) 하도급 계약의 추정

① 갑이 계약시 하도급 법 3조 2항의 사항을 적은 하도급 계약서를 발급하지 않는 경우 (제3항에 따라 일부 사항을 적지 아니한 서면을 발급한 경우도 포함) 수급사업자는 위탁 받은 작업내용, 하도급대금, 위탁 받은 일시, 갑과 을의 사업자 명과 주소, 기타 원사업자가 위탁한 내용 등을 기재한 서면을 통지하여 확인을 요청할 수 있다.

이 경우, 을은『하도급거래공정화지침』의 ‘위탁내용 확인 요청서’를 표준양식으로 사용한다.

② 갑은 을로부터 상기 위탁내용 확인 요청서면을 통지 받은 후 15일 이내에 그 내용에 대한 인정 또는 부인의 의사를 을에게 서면으로 회신한다.이 경우, 갑은 ‘위탁내용 확인 요청에 대한 회신 서면 표준양식’을 사용하되, 이와 유사한 양식을 사용할 수 있다.

③ 만약 갑이 15일 이내에 회신을 발송하지 아니한 경우에는 천재나 그 밖의 사변으로 회신이 불가능한 경우를 제외하고는 을이 통지한 내용대로 위탁이 있었던 것으로 추정한다.

④ 상기 위탁내용 확인요청 서면 통지와 위탁내용 확인요청에 대한 서면 회신은 갑과 을의 주소로 하되, 내용증명 우편이나 그 밖에 통지와 회신의 내용 및 수신여부를 객관적으로 확인할 수 있는 방법(전자우편은 제외)으로 한다.

3) 하도급 대금 감액 서면

갑이 을에게 제조 등의 위탁 시 정한 하도급대금을 그대로 지급하지 아니하고 그 금액에서 감하여 지급하고자 할 경우 감액 서면을 을에게 발급한다.납품이 빈번하여 기본계약서를 먼저 체결하고 각각의 납품에 대해서 갑이 교부한 발주서(전산발주서 포함)를 개별계약서로 갈음하는 경우 해당 발주내용이 을에게 통지되는 시점을 위탁 시로 본다.

① 서면기재사항

-. 감액 사유와 기준, 감액 대상이 되는 목적물 등의 물량, 감액금액, 공제 등 감액방법, 기타 감액의 정당성 입증 사항 등

② 서면발급 시점

-. 갑이 감액 하고자 할 때에는 감액을 하기 전에 미리 을에게 감액 서면을 발급한다.

③ 서면발급 방식

-. 갑은 회사 또는 대표자가 서명 또는 기명 날인한 서면을 발급한다.

④ 예외

-. 3-1)-④항을 준용한다.

4) 기술자료 제공요구 서면

갑은 정당한 사유가 존재하여 을에게 기술자료 제공을 요구하는 경우에 요구 서면을 을에게 발급한다.

① 서면기재사항

-. 당해기술자료의 명칭 및 범위, 요구목적, 비밀유지에 관한 사항, 권리귀속관계, 기술자료의 대가, 요구일, 인도일, 인도방법, 기타 갑의 기술자료 제공 요구가 정당함을 입증할 수 있는 사항 등

ㆍ비밀유지에 관한사항:기술자료 중 어느부분을 비밀로 유지할 것인지에 대해 적시하고 상호간 체결한 비밀 유지각서 등이 있을 경우 이를 첨부

ㆍ권리귀속 관계:갑이 요구하는 기술자료의 현재 권리 귀속자, 상호간 기술이전계약을 체결하였는지 여부, 요구하는 기술이 공동개발한 기술인지 여부, 기술자료가 제공된 후 권리귀속관계에 대한 상호 합의사항 등

② 서면발급 시점

-. 갑은 을과 서면기재사항 등 기술자료 제공의 주요 내용을 합의하여 정한 후 지체없이 을에게 서면 계약서를 발급한다.

③ 서면발급 방식

-. 3-3)-③항을 준용한다.

④ 예외

-. 갑은 감액서면을 발급하는 시점에 확정하기 곤란한 사항에 대해서는 정당한 사유가 있는 경우에 한해 해당사항을 적지 아니한 서면을 발급할 수 있다.다만, 이 경우에도 해당 사항이 정해지지 않은 이유와 그 사항을 정하게 되는예정기일을 명시하고, 해당사항이 확정되는 때에는 지체없이 그 사항을 기재한 서면을 발급하여야 한다.

5) 목적물 등의 수령증명서 발급

① 갑은 을의 책임으로 돌릴 사유가 있는 경우를 제외하고는 을이 목적물 등을 납품, 인도 또는 제공하는 때에는 을에게 당해 목적물 등에 대한 수령증명서를 발급한다.

② 갑은 당해 목적물 등에 대한 검사 전이라도 즉시 을에게 수령증명서를 발급한다.

③ 서면발급방식

-. 3-3)-③항을 준용한다.

6) 목적물 등의 검사결과서 발급

① 갑은 수급사업자로부터 목적물 등의 완성 및 대금지급 의무의 범위를 확정하기 위하여 필요한 검사를 진행한 후 그 결과를 을에게 서면으로 통지한다.

② 갑은 원칙적으로 수급사업자로부터 목적물 등을 수령한 날부터 10일 이내에 검사결과 서면을 발급한다.

※ 여기서 목적물 등을 수령한 날이란 제조 위탁의 경우, 기성부분의 통지를 받은 날을 포함한다.

③ 다만, 갑은 다음 각호와 같이 정당한 사유가 있는 경우에는 10일을 초과하여 검사결과를 통지할 수 있다.

-. 검사 대상물품이 과다하여 10일 이내에 검사가 곤란한 경우

-. 검사에 소요되는 기간이 길어 상당한 기간이 경과한 후에야 비로소 합격여부에 관한 판정이 가능한 경우

-. 원사업자와 수급사업자간에 검사기간 연장에 대해 명백한 합의가 이루어진 경우 등

④ 갑이 정당한 이유없이 목적물 등을 수령한 날로부터 10일 이내에 걸사결과를 을에게 서면으로 발급하지 않은 경우 검사에 합격한 것으로 본다.

⑤ 서면발급 방식

-. 3-3)-③항을 준용한다.

7) 설계변경 등에 따른 계약금액 변경 내역서 발급

① 제조 등의 위탁을 한 후에 설계변경 또는 물가변동 등 경제상황의 변동 등을 이유로 계약금액이 증액 또는 감액되는 경우에 갑은 발주자로부터 증액 또는 감액받은 사유와 내용을 해당 을에게 통지 하여야 한다.

다만, 발주자가 그 사유와 내용을 을에게 직접 통지한 경우에는 그러하지 아니하다.

② 같은 상기 통지 서면을 발주자로부터 계약금액을 증액 또는 감액받은 날부터 15일 이내에 을에게 발급한다.

③ 서면발급 방식

-. 3-3)-③항을 준용한다.

당사와 거래업체 모두 상기 2에 열거된 서면과 기타 하도급법 시행령 제6조 제1항 서면을 보존하여야 한다.보존대상 서면은 다음 표2와 같다.

<표 2. 보존 대상 서면>

1) 보존해야 하는 서면은 당해 서면이 발급,품의,기타 용도에 따라 사용된 시점의 원본 상태로 보존되어야 한다.

컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의해 전자적인 형태로 작성,송수신 또는 저장된 것도 동일하다.

2) 당사와 거래업체 모두 하도급 거래가 끝난 날로부터 3년간 상기 서류를 보존하여야 한다.

여기서, 하도급거래가 끝난 날이라 함은 다음의 기일을 의미한다.

① 제조위탁, 수리위탁 및 용역위탁 중 지석,정보성과물의 작성위탁:거래업체가 위탁받은 목적물을 납품 또는 인도한 날

② 하도급계약이 중도 해지되거나 거래가 중지된 경우 :해지 또는 중지된 날