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1. 목적

이 가이드라인은 당사(이하 ‘갑’이라 함)와 당사의 협력사(이하 ‘을’이라 함)간 하도급 계약 체결 및 거래시 서면의 발급 및 보존과 관련하여 갑이 준수하거나 노력해야 할 사항을 구체적으로 제시함으로써 선진적인 서면 발급 관행을 촉진하고 공정한 하도급 거래질서를 구축하는데 그 목적이 있다.

2. 가이드라인 구성

1) 실천사항의 구성

① 하도급 거래시 서면발급사항

② 발급한 서면의 보존사항

3. 하도급 거래시 서면 발급사항

당사는 하도급거래 계약의 체결 및 이행과정에서 관련 법률에 준하여 다음표1과 같은 서면을 발급하여야 한다.

<표1. 발급대상서면>

일련번호 발급대상서면 비고
1 기본계약서 (추가, 변경 계약서 포함) 하도급법 제3조
2 하도급계약 확인서면 (위탁내용 확인 요청서) 하도급법 제3조 제6항
3 감액 서면 (가격결정합의서) 하도급법 제11조
4 기술자료 제공 요구서 하도급법 제 12조의 3
5 목적물 등 수련증명서 (거래명세표) 하도급법 제8조
6 검사결과 통지서(SCM 수입검사결과등록 메뉴) 하도급법 제9조
7 계약변경 내역 통지서 하도급법 제16조

1) 하도급 계약서

갑은 제조등 을에게 위탁하는 경우 위탁 목적물 등의 내용, 수량, 단가 등 계약의 주요내용을 을과 합의 하여 정한 후 서면으로 하도급 계약서를 발급한다. 갑은 당초 계약 내용이 설계변경 등으로 변경될 경우에는 특단의 사정이 없는 한 추가/변경 서면을 작성/발급 한다.

① 서면기재사항

-. 위탁일, 위탁 목적물 등의 내용, 수량 및 단가 목적물 등을 납품/인도 또는 제공하는 시기 및 장소, 목적물 등의 검사 방법 및 시기, 하도급 대금과 지급방법, 지급기일

-. 원사업자가 수급업자에게 목적물 등의 제조 등에 소요되는 원재료 등을 제공하는 경우 그 원재료 등의 품명, 수량, 제공일, 대가의 지급 방법과 지급기일

-. 목적물 등의 제조 등을 위탁한 이후 원재료 등의 가격변동 등에 따른 하도급 대금조정의 요건, 방법 및 절차 등

② 서면발급시점

-. 갑과 을은 계약의 주요 내용을 합의하여 정한 후 지체없이 서면 계약서를 발급한다.

-. 갑에게 지체없이 서면계약서를 교부하기 어려운 사정이 있다 하더라도 특별한 사유가 없는 한 최소 을이 물품납품 등을 위한 작업을 시작하기 전까지 서면으로 계약서를 발급한다.

③ 서면발급방법

-. 갑은 회사 또는 대표자가 서명 또는 기명날인한 계약서를 발급한다.

-. 계약서에 하도급거래 당사자의 서명 또는 기명날인이 없는 경우에는 서면 미발급에 해당한다.

-. 납품이 빈번한 경우 기본계약서를 먼저 체결하고 각각의 납품에 대해서 갑이 교부한 발주서(전산발주서 포함)를 개별계약서로 갈음한다.

④ 예외

-. 갑이 위탁시점에 확정하기 곤란한 사항에 대해서는 정당한 사유가 있는 경우에 한해 해당 사항을 적지 아니한 서면을 발급 할 수 있다.

-. 다만, 이경우에도 해당사항이 정해지지 아니한 이유와 그 사항을 정하게 되는 예정기일을 명시하고, 해당사항이 확정되는 때에는 지체 없이 그 사항을 기재한 서면을 발급하여야 한다.

2) 하도급 계약의 추정

① 갑이 계약시 하도급 법 3조 2항의 사항을 적은 하도급 계약서를 발급하지 않는 경우 (제3항에 따라 일부 사항을 적지 아니한 서면을 발급한 경우도 포함) 수급사업자는 위탁 받은 작업내용, 하도급대금, 위탁 받은 일시, 갑과 을의 사업자 명과 주소, 기타 원사업자가 위탁한 내용 등을 기재한 서면을 통지하여 확인을 요청할 수 있다.

이 경우, 을은『하도급거래공정화지침』의 ‘위탁내용 확인 요청서’를 표준양식으로 사용한다.

② 갑은 을로부터 상기 위탁내용 확인 요청서면을 통지 받은 후 15일 이내에 그 내용에 대한 인정 또는 부인의 의사를 을에게 서면으로 회신한다. 이 경우, 갑은 ‘위탁내용 확인 요청에 대한 회신 서면 표준양식’을 사용하되, 이와 유사한 양식을 사용할 수 있다.

③ 만약 갑이 15일 이내에 회신을 발송하지 아니한 경우에는 천재나 그 밖의 사변으로 회신이 불가능한 경우를 제외하고는 을이 통지한 내용대로 위탁이 있었던 것으로 추정한다.

④ 상기 위탁내용 확인요청 서면 통지와 위탁내용 확인요청에 대한 서면 회신은 갑과 을의 주소로 하되, 내용증명 우편이나 그 밖에 통지와 회신의 내용 및 수신여부를 객관적으로 확인할 수 있는 방법(전자우편은 제외)으로 한다.

3) 하도급 대금 감액 서면

갑이 을에게 제조 등의 위탁 시 정한 하도급대금을 그대로 지급하지 아니하고 그 금액에서 감하여 지급하고자 할 경우 감액 서면을 을에게 발급한다. 납품이 빈번하여 기본계약서를 먼저 체결하고 각각의 납품에 대해서 갑이 교부한 발주서(전산발주서 포함)를 개별계약서로 갈음하는 경우 해당 발주내용이 을에게 통지되는 시점을 위탁 시로 본다.

① 서면기재사항

-. 감액 사유와 기준, 감액 대상이 되는 목적물 등의 물량, 감액금액, 공제 등 감액방법, 기타 감액의 정당성 입증 사항 등

② 서면발급 시점

-. 갑이 감액 하고자 할 때에는 감액을 하기 전에 미리 을에게 감액 서면을 발급한다.

③ 서면발급 방식

-. 갑은 회사 또는 대표자가 서명 또는 기명 날인한 서면을 발급한다.

④ 예외

-. 3-1)-④항을 준용한다.

4) 기술자료 제공요구 서면

갑은 정당한 사유가 존재하여 을에게 기술자료 제공을 요구하는 경우에 요구 서면을 을에게 발급한다.

① 서면기재사항

-. 당해기술자료의 명칭 및 범위, 요구목적, 비밀유지에 관한 사항, 권리귀속관계, 기술자료의 대가, 요구일, 인도일, 인도방법, 기타 갑의 기술자료 제공 요구가 정당함을 입증할 수 있는 사항 등

ㆍ비밀유지에 관한사항: 기술자료 중 어느부분을 비밀로 유지할 것인지에 대해 적시하고 상호간 체결한 비밀 유지각서 등이 있을 경우 이를 첨부

ㆍ권리귀속 관계: 갑이 요구하는 기술자료의 현재 권리 귀속자, 상호간 기술이전계약을 체결하였는지 여부, 요구하는 기술이 공동개발한 기술인지 여부, 기술자료가 제공된 후 권리귀속관계에 대한 상호 합의사항 등

② 서면발급 시점

-. 갑은 을과 서면기재사항 등 기술자료 제공의 주요 내용을 합의하여 정한 후 지체없이 을에게 서면 계약서를 발급한다.

③ 서면발급 방식

-. 3-3)-③항을 준용한다.

④ 예외

-. 갑은 감액서면을 발급하는 시점에 확정하기 곤란한 사항에 대해서는 정당한 사유가 있는 경우에 한해 해당사항을 적지 아니한 서면을 발급할 수 있다. 다만, 이 경우에도 해당 사항이 정해지지 않은 이유와 그 사항을 정하게 되는예정기일을 명시하고, 해당사항이 확정되는 때에는 지체없이 그 사항을 기재한 서면을 발급하여야 한다.

5) 목적물 등의 수령증명서 발급

① 갑은 을의 책임으로 돌릴 사유가 있는 경우를 제외하고는 을이 목적물 등을 납품, 인도 또는 제공하는 때에는 을에게 당해 목적물 등에 대한 수령증명서를 발급한다.

② 갑은 당해 목적물 등에 대한 검사 전이라도 즉시 을에게 수령증명서를 발급한다.

③ 서면발급방식

-. 3-3)-③항을 준용한다.

6) 목적물 등의 검사결과서 발급

① 갑은 수급사업자로부터 목적물 등의 완성 및 대금지급 의무의 범위를 확정하기 위하여 필요한 검사를 진행한 후 그 결과를 을에게 서면으로 통지한다.

② 갑은 원칙적으로 수급사업자로부터 목적물 등을 수령한 날부터 10일 이내에 검사결과 서면을 발급한다.

※ 여기서 목적물 등을 수령한 날이란 제조 위탁의 경우, 기성부분의 통지를 받은 날을 포함한다.

③ 다만, 갑은 다음 각호와 같이 정당한 사유가 있는 경우에는 10일을 초과하여 검사결과를 통지할 수 있다.

-. 검사 대상물품이 과다하여 10일 이내에 검사가 곤란한 경우

-. 검사에 소요되는 기간이 길어 상당한 기간이 경과한 후에야 비로소 합격여부에 관한 판정이 가능한 경우

-. 원사업자와 수급사업자간에 검사기간 연장에 대해 명백한 합의가 이루어진 경우 등

④ 갑이 정당한 이유없이 목적물 등을 수령한 날로부터 10일 이내에 걸사결과를 을에게 서면으로 발급하지 않은 경우 검사에 합격한 것으로 본다.

⑤ 서면발급 방식

-. 3-3)-③항을 준용한다.

7) 설계변경 등에 따른 계약금액 변경 내역서 발급

① 제조 등의 위탁을 한 후에 설계변경 또는 물가변동 등 경제상황의 변동 등을 이유로 계약금액이 증액 또는 감액되는 경우에 갑은 발주자로부터 증액 또는 감액받은 사유와 내용을 해당 을에게 통지 하여야 한다.

다만, 발주자가 그 사유와 내용을 을에게 직접 통지한 경우에는 그러하지 아니하다.

② 같은 상기 통지 서면을 발주자로부터 계약금액을 증액 또는 감액받은 날부터 15일 이내에 을에게 발급한다.

③ 서면발급 방식

-. 3-3)-③항을 준용한다.

4. 서면의 보존

당사와 거래업체 모두 상기 2에 열거된 서면과 기타 하도급법 시행령 제6조 제1항 서면을 보존하여야 한다. 보존대상 서면은 다음 표2와 같다.

<표 2. 보존 대상 서면>

일련번호 발급대상서면 비고
1 기본계약서 (추가, 변경 계약서 포함) 하도급법 제3조




2 하도급계약 확인서면 (위탁내용 확인 요청서) 하도급법 제3조 제6항
3 감액 서면 (가격결정합의서) 하도급법 제11조
4 기술자료 제공 요구서 하도급법 제12조의 3
5 검사결과 통지서(SCM 수입검사결과등록메뉴) 하도급법 제9조
6 계약변경 내역 통지서 하도급법 제16조
7 계약변경 내역 통지서 하도급법 제16조
8 목적물 등의 검사결과, 검사종료일등이 기재된 서류 시행령 제6조 제1항 제2호













9 하도급대금의 지급일, 지급금액 및 지급수단 (어음결제시 어음의 교부일, 금액 및 만기일 포함)이 기재된 서류 시행령 제6조 제1항 제3호
10 선급금 및 지연이자 어음할인료 및 지연이자관세 등 환급액 및 지연이자를 지급한 경우 그 지급일과 지급금액이 기재된 서류 시행령 제6조 제1항 제4호
11 당사가 거래업체에게 목적물 등의 제조등의 행위에 필요한 원재료 등을 제공하고 그 대가를 하도급대금에서 공제한 경우에는 그 원재료 등의 내용과 공제일, 공제금액 및 사유를 기재한 서류 시행령 제6조 제1항 제5호
12 설계변경 등에 따라 하도급대금을 조정한 경우 그 조정한 금액 및 사유를 기재한 서류 시행령 제6조 제1항 제6호
13 원재료 등의 가격변동 등에 따라 거래업체가 하도급대금 조정을 신청한 경우, 신청한 내용 및 협의내용, 그 조정금액 및 조정사유를 기재한 서류 시행령 제6조 제1항 제7호
14 입찰명세서, 낙찰자결정품의서, 견적서, 현장설명서, 설계설명서 등 하도급대금 결정과 관련된 서류 시행령 제6조 제1항 제8호

1) 보존해야 하는 서면은 당해 서면이 발급,품의,기타 용도에 따라 사용된 시점의 원본 상태로 보존되어야 한다.

컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의해 전자적인 형태로 작성,송수신 또는 저장된 것도 동일하다.

2) 당사와 거래업체 모두 하도급 거래가 끝난 날로부터 3년간 상기 서류를 보존하여야 한다.

여기서, 하도급거래가 끝난 날이라 함은 다음의 기일을 의미한다.

① 제조위탁, 수리위탁 및 용역위탁 중 지석,정보성과물의 작성위탁: 거래업체가 위탁받은 목적물을 납품 또는 인도한 날

② 하도급계약이 중도 해지되거나 거래가 중지된 경우 : 해지 또는 중지된 날

[끝]